Generelle forhold i ejerforeningen

En ejerforeningen er et selvstændigt rets subjekt og skal ledes af et ledelsesorgan der er nedsat og valgt til foreningens formål, hermed at skulle varetage driften af en fælles ejendom og øvrige fællesanliggender for medlemmerne, der er samtlige ejere af ejerlejligheder i ejendommen. Til at løse dette har en ejerforening en bestyrelse der varetager driften af foreningen. Bestyrelsens ansvar og pligten reguleres med udgangspunkt i ejerforeningens vedtægter i det omfang, forholdet ikke er reguleret i lov om ejerlejligheder. Til sammen regulerer de forholdene om ejerforeningers ledelse, regnskabsaflæggelse, revision, vedligeholdelse og udgiftsfordeling, herunder ejerforeningens medlemmers rettigheder og forpligtelser. Hertil kan bestyrelsen have en forretningsorden der overordnet danner rammer for hvordan bestyrelsen skal udfører deres hverv som bestyrelsesmedlem.

Forretningsorden i ejerforeninger

Bestyrelsen kan fastsætte en forretningsorden der detaljerede skal indeholde regler for bestyrelsen løbende arbejde. En forretningsorden vil ofte have regler for hvordan bestyrelsen skal organiserer arbejdet, for eksempel hvordan bestyrelsesmøderne skal afvikles og forhold for hvordan der indkaldelse og hvilken dagsorden der skal drøftes på disse møder. Bestyrelsesmøderne indeholder vigtige informationer i form af en bred drøftelse af driften og andre fællesanliggender for medlemmerne, derfor skal der ligeledes gælde regler for føring af protokoller da det skaber sikkerhed i foreningen om bestyrelsen drøftelser og beslutninger. Et særligt vigtigt anliggende i enhver forening er arbejdsdeling og planlægning af bestyrelsens arbejde, herunder vedtagelse af udvalg der kan understødte bestyrelsens pligter og skabe lidt frihed, og netop hente kompetence hos øvrige medlemmer der nødvendigvis ikke har tiden til at træde ind i foreningsarbejdet på fuldtid.

Bestyrelsens kompetencer til bestyrelsesmøder

Valgbare personer i ejerforeninger der kan vælges ind som bestyrelsesmedlemmer eller suppleanter er kun ejerforeningens medlemmer, disses ægtefæller/samlevere og myndige husstandsmedlemmer. Som bestyrelsesmedlem vælges man for to år adgangen og der sikrer kontinuitet, samt at formanden og halvdelen af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår i lige år. Der vælges tre medlemmer foruden formanden, der vælges særskilt og der vælges også to suppleanter, suppleanter afgår hvert år og fælles for alle roller er at genvalg kan finde sted.

Det vil sige at det er medlemmer fra foreningen der arbejder i ejerforeningens fælles interesse, men hvor går grænsen for hvad bestyrelsen kan beslutte. Bestyrelsens kompetencer omfatter alle dispositioner og beslutninger der vedrør den daglige drift og administration, men sammen med eventuelle udvalg i foreningen kan der arbejdes på opgaver der f.eks. der har været på dagsorden men ej vedtaget gennemført, det kunne f.eks. være analyse af større anlægsarbejde eller optagelse af lån. Bestyrelsen skal sørge for god og forsvarlig varetagelse af ejendommens anliggender, herunder overholdelse af god skik og orden, tegning af forsikringer, renholdelse, vedligeholdelse og fornyelser i det omfang. Generelt vil man kunne sige, at alt arbejde i forbindelse med forbedringer eller forandringer på foreningens ejendom der ligger udenfor generalforsamlingens godkendte budget vil være udenfor bestyrelsens kompetencer område og vil kræve godkendelse for en samlet generalforsamling.

Beslutninger truffet af bestyrelsen i ejerforeninger

Når der skal træffes beslutninger om forhold på dagsorden til et bestyrelsesmøde, her løses det ved at forholdet bringes op på dagsorden som et spørgsmål og herefter stemmer de fremmødte bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsesmødet indkaldes af formanden, næstformanden eller når 2 medlemmer af bestyrelsen begærer det. Når der skal stemmes om spørgsmål og bestyrelsen i denne forbindelse skal være beslutningsdygtig så skal mere end halvdelen være fremmødt, samt at enten formanden eller næstformanden, er til stede, ellers har bestyrelsen ingen beslutningskompetence.

Er den fremmødte bestyrelse beslutningsdygtig, så kan spørgsmålet afgøres ved et simpelt flertal, og i tilfælde af stemmelighed gør formandens eller i formandens forfald næstformandens stemme udslaget. Beslutninger vedtaget på bestyrelses møderne skal der udarbejdes referat af og underskrives senest på det efterfølgende møde af de bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i mødet.

Ejerforeningens bemyndigelse og tegningsregler

En ejerforening har i vedtægterne beskrevet deres formål og tegningsregler, det betyder at indgås der bindende aftaler med en tredjepart så man som bestyrelse medlem sikrer at man indgår bindende aftaler indenfor sit kompetenceområde. For ejerforening gælder de grundlæggende tegningsregler jævnfør normalvedtægten at en ejerforening forpligtes ved underskrift af formanden eller næstformanden for bestyrelsen og et andet medlem af denne. Når forpligtelser falder ind under det er inden for området af foreningens sædvanlige drift og administration, herunder gennemførsel af generalforsamlingens beslutninger, det er bestyrelsen kompetence.

Når tegningsreglen overholdes kan der indgås bindende aftaler, og kan det altid være en fordel at såfremt ejerforeningen indgår en aftale med en håndværker om et større renoveringsprojekt, der i næsten alle tilfælde vil være et generalforsamlings anliggende, dvs. udenfor bestyrelsens normale kompetenceområde, så skal der overfor håndværkeren fremvises et generalforsamlingsprotokollat der viser, at der er vedtaget et større anlægsarbejder.

Bestyrelsens ansvar

Bestyrelsen i en ejerboligforening er underlaget de samme ansvarsnormer, hvilket indebærer efter dansk rets almindelige regler om erstatning, her gælder for almindeligvis at betingelserne om kausalitet, adækvans og tab skal være opfyldt og at et eventuelt krav ikke må være fortabt grundt forældelse eller passivitet.
Det sker i de tilfælde, hvor en bestyrelse handler uagtsomt og der er en skadelidte der f.eks. lider et økonomisk tab. Det kunne for eksempel gælde ejerforeningens vedligeholdelsesforpligtigelse, her har bestyrelsen kompetence og handlepligt til, at foranstalte udbedring af skader på ejendommen, når udbedringen vil udgør et beskedent beløb og ikke skal forbi generalforsamlingen. Er beløbet for et vedligehold for stort at det ikke kan indeholdes for indeværende budgetperiode, må bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling, for at kunne fraskrive sig erstatningsansvar for manglende handlepligt.

Hvis forholdet omkring udbedring af en skade på ejendommen ikke vedtages på ejendommen, og der f.eks. vil være til skade for et eller få medlemmer vil disse kunne rettet krav mod ejerforeningen som helhed og selv foranledige en truende skade på ejendommen, og hermed holder ejerforeningen erstatningsansvarlig for manglende overholdelse af vedligeholdelsespligten, og bede om refundering af udlægget forbundet med at afværge den truende skade. Bestyrelsen kan også ifalde ansvar hvis der handles i strid ved lov om ejerlejligheder, vedtægter eller går imod generalforsamlingen beslutning.

Ejendomsadministrator giver bestyrelser i ejerforeninger et kompetenceløft

Forhold der kan bringe en bestyrelse ud af erstatningsansvaret er grundlæggende, at viden og kompetencerne ikke er tilstede og hvervet er frivilligt, og heraf skal disse forhold også tages med i betragtning når der sker fejl, ligeledes vil en beslutning vedtaget baseret på en ekstern rådgiver der visser sig at være fejlbehæftet heller ikke give anledning til ansvar i bestyrelsen. Overtrædelse af en forretningsorden vil hellere ej være ansvarspådragende, samt en bestyrelses beslutning om ikke et efterkomme en generalforsamlings instruks, når denne er ugyldighed eller vil pådrage bestyrelsen ansvar.

Brandforsikring, kombineret grundejerforsikring og eventuel bestyrelsesansvarsforsikring i ejerforening

Når der påhviler bestyrelsesmedlemmer et ansvar, så er der den mulighed at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring og den dækker det ansvar det enkelte bestyrelsesmedlem der i dennes virke kan blive ramt af erstatningsretlige forhold, der ellers ville have store økonomiske konsekvenser for den enkelte, og vil i sidste ende også afskrække frivillige til at indtræde i bestyrelser, når det er så stor risiko. Som nævnt ovenfor påhviler der et ansvar hos bestyrelsen og der kan ske fejl flere steder og derfor skal der være en forsikring udover at det anbefales at en ejendomsadministrator varetager kompliceret opgaver, for at minimerer fejlmulighederne.

Fordelen ved at vælge en ejendomsadministrator er, at denne er forsikret og indestår for fejl og mangler i forbindelse med de ydelser ejendomsadministratoren leverer til ejerforeningen. Er ejerforeningen for eksempel selvadministrerende ejerforening så bør denne tegne en underslæbsforsikring, der skal dække imod tab ved besvigelse og underslæb fra et bestyrelsesmedlem, herunder for eksempel kassereren. Hvis en underslæbsforsikringen skal kunne anvendes, vil det selvfølgelig forudsætte funktionsadskillelse og at der er styr på tegningsregler i banken og bestyrelsens interne godkendelses flow for betaling af regninger.

Ansatte i ejerforening

Er der ansatte i ejerforeningen, for eksempel en vicevært uanset og det er lønnet eller ej, så skal der også tegnes en arbejdsskadeforsikring, det gælder også i de tilfælde hvor en bestyrelse rekvirere arbejdskraft hos et medlem, hvoraf denne opgave ligger udenfor normal beboer arbejde. Det kan for eksempel være forskelligt udvalgsarbejde, hvor der i dette udvalg er beboer med håndværksmæssige kompetencer til at etablerer eller renoverer noget for foreningen, der oprindeligt var tiltænkt at en professionel skulle have udført dette arbejde, i disse tilfælde vil dette arbejde være omfattet af kravet om tegning af en arbejdsskadeforsikring.

Ejendommen skal forsikres, det er i dag uundgåeligt at ejendomme ikke er forsikret når der er udstedt pant hos kredit- og realkreditinstitutter. Det er alt andet lige også i medlemmernes interesse at ejendommen er forsikret mod brand, storm, insekter, svamp osv..