Budget ejerforening

Styringen af ejerforening økonomi afhænger af bestyrelsens kompetencer og valg af administration, herunder hvilke ydelser der købes hos administrator. Bestyrelsen skal sørger for, at der udarbejdes budget og føres forsvarligt regnskab over de fællesudgifter og indtægter.

På den årlige generalforsamling godkendes bestyrelsens fremsatte budget og den danner grundlag for opkrævning af ejernes bidrag til fælles udgifter frem til næste generalforsamling. Det fremsatte budget baserer sig på ejerforeningens løbende udgifter.

En ejerforening skal således afholde de omkostninger der nødvendige for at kunne varetage ejerforeningens formål, nemlig at administrere den fælles drift af ejendommen og øvrige fællesanlæg. Til forskel for andelsboligforeninger har ejerforeninger lidt anderledes opdeling i fællesudgifterne, for eksempel vil ejendomsskat som udgangspunkt påhvile den enkelte ejerlejlighedsejer og ikke fællesejendommen, og ligeledes vil der heller ikke være udgifter til finansiering af den fælles ejendom, her ligger gæld ude hos den enkelte ejer. Forbrugsudgifter føres der regnskaber over og de vil blive opkrævet men ført i regnskabet som en balancepost og ikke have nogen indvirkning på resultatet, da forbruget følger den enkelte ejer. Derfor går sådan en udgift heller ikke med i opgørelse af det årlige fælles bidrag baseret på fordelingstal.

Informationsniveau omkring vedligeholdelse i ejerforeninger

Informationen om fremtidig vedligeholdelse/istandsættelse i ejerforeninger betyder ofte at det indebærer et øget likviditetstræk for det år hvor det skal udføres, med mindre ejerforeningen laver løbende henlæggelser på reserver over egenkapitalen eller optager ny fællesgæld, der for eksempel kan finansieres gennem ejerforeningen som et fælleslån eller medlemmerne selv foretage et indskud. Fælleslånet i en ejerforening er ofte tidskrævende og vil medfører øget omkostninger for ejerforeningen.

De øvrige udgifter ejerforeningen er ret konstante, her kan for eksempel nævnes forsikring, ejendomsservice, renovation, administration. De store variabler ligger særligt i vedligeholdelse og fornyelse.

Indtægter i ejerforeninger

Indtægterne i en ejerforening kan være forskellige, herunder andre driftsindtægter der kan være af sekundær karakter i forhold til foreningens formål, for eksempel indbetalinger fra fællesantenne, vaskeriindtægt, lejeindtægter fra kælderrum, garager eller loftrum. Fælles for alle ejerforeninger er, at der som indbetales fællesbidrag.
Samlet set skal alle indtægter dækker alle ejerforeningens driftsudgifter, med tillæg af henlæggelser til reserver til fremtidige vedligeholdelse og fornyelse, altså såfremt dette vedtages på ejerforeningens generalforsamling. Opdelingen af resultatopgørelsen i en ejerforenings regnskab gøres på 2 forskellige metoder.

Det er umiddelbart svært at sige hvilken der er den mest rigtige eller anvendte, men ved den første indtægtsføres alle indtægter i resultatopgørelse, hvor der efter fordelingsmetoden kun opstilles udgifter til fordeling, her fratrækkes det samlet opkrævede fællesbidrag og resten overføres til mellemregning hos ejerne.

Supplerende indtægter ejerforeninger

Til at støtte driften og de fremtidige investeringer i den fælles ejendom ses det ofte at ejerforeningen har supplerende indtægter fra udlejning parkeringsplader, kælder- eller loftrum, garager, andre fællesrum, gavl eller antenne udlejning osv. Det ses også at ejerforeningen foretager salg af byggeret til loftsareal, hvorvidt et provenu skal gå ud til ejerne eller blive i ejerforeningen må vurderes konkret via bestyrelsen langsigtede budgetter.

Økonomistyring i ejerforeninger

Værktøjerne drifts- og likviditetsbudget skal være bestyrelsens redskab til at foretage en forsvarlig økonomistyring for ejerforeningen. Det kræver grundlæggende forståelse for forskellen mellem at et driftsbudget skal bestå af helårs indtægter og udgifter, hvorimod likviditetsbudgettet skal redegøre for forfaldet herunder betalingstidspunktet for udgifterne.

Opstilling af budget ejerforening

Budgettet kan med fordele opstilles med udgangspunkt ejerforeningens årsrapport, således sammenligningsgrundlaget er ens og nemt at arbejde med for alle parter. I en ejendoms økonomiskstyring er det væsentlig af have de nødvendige oplysninger fra en sagkyndig om ejendommens stand og hvilket vedligeholdelses arbejde der er fremadrettet. For ejerforeningens vedligeholdelsesforpligtigelse indebærer at der foretages forsvarlig udvendig vedligeholdelse og fornyelse, herunder af døre mod fællesarealer, udvendige ruder og vinduer samt altaner, elevatorer, fælles forsyningsledninger og fællesinstallationer.

Vedligeholdelsesforpligtigelsen i en ejerforening kan opdeles i løbende og fremtidige vedligeholdelse, herunder og fornyelse mm.. Den løbende vedligeholdelse kan ofte baseres på historiske informationer, hvoraf den fremtidige vedligeholdelse/istandsættelse skal baseres fra en rådgivende ingeniør omkring for eksempel udskiftning af tag og alle installationer mv..

Driftsbudget ejerforening

Bestyrelsen skal altså ved driftsbudgettet vurdere om der er tilstrækkelig indtægter til det næstkommende år, og ligeledes hvis der allerede foreligger en langsigtet vedligeholdelses/fornyelsesplan for ejendommen der kræver opsparing som skal tilvejebringes ved henlæggelser til generalforsamling forslå en fællesbidrag der er forsvarlige og i et passende niveau.

Likviditetsbudget ejerforening

Det vanskelige er her ofte likviditetsbudgettet, og dette skal sikrer tilstrækkelige likvider på ejerforenings bank konti gennem hele året. For et driftsbudget skal der foretages de korrekte periodiseringer af indtægter og udgifter og ligeledes fået placeret ind- og udbetalinger efter arten i resultatopgørelse eller balance. Bestyrelsen kan i samarbejde med en administrator at få samlet og gennemarbejdet et budget der reelt følger virkeligheden baseret på historik.

Der kan være udfordringer med indbetalinger fra ejere eller lejere, der kan medfører nedgang i likviditeten og på udvalgte datoer i året hvor store ydelser forfalder og der kan opstå likviditetsmangel i få perioder, da fællesbidraget baseres ud fra driftsbudgettet der dækker helårs gennemsnitslige udgifter.

Bestyrelsens økonomistyring i ejerforeninger

Konsekvenserne ved bestyrelsen i ejerforening ikke foretager den nødvendige økonomistyring kan have store konsekvenser form af forkert opkrævet fællesbidrag, der kan ligge et stort efterslæb hvor konsekvensen kan være der på kort sigt skal optages nye fælleslån til ud forudsætte udgifter og/eller øget fællesbidrag på langsigt.

Manglende god og forsvarlig varetagelse af ejendommens anliggender, herunder fornyelser i det omfang, der efter ejendommens karakter må anses for påkrævede, vil skabe utryghed og ustabilitet for ejerne og kommende ejere og det vil være udtrykke sig i en lavere handelspris, såfremt økonomistyringen ikke foretages ordentligt.

Fejlene i bestyrelsen kan være mange, men viljen og interessen for at have en stærk økonomistyringen i ejerforeningen er central, herefter må bestyrelsen vurderer hvor vidt de selv besidder ressourcer og kompetencer til at lave budgetter, foretage budgetkontrol og reagere på fejl og mangler i tide, det sikrer at ejerforeningen har et økonomiske beredskab der er intakt.

Bestyrelsen skal vurderer risikoprofilen i forhold til sammensætning af ejere og lejere, hvordan er deres betalingsevner og vilje til at overholde deres vedligeholdelsespligt og er vedligeholdelsesplanen ligeledes opdateret, samt fulgt at der ikke kommer uforudsete udgifter, alt dette er også med til at sikrer et stabil drift af ejerforeningen.