Administration af ejerforening

Ejerforeninger adskiller sig fra andelsboligforeninger, men er alligevel også omfattet af en forholdsmæssig omfattende lovgivning og der ligger mange opgaver for ejerforeningens bestyrelse, der er tidkrævende og kræver kompetencer til at kunne drive ejerforeningen forsvarligt. Det påhviler ejerforeningens bestyrelse at sørge for god og forsvarlig varetagelse af ejendommens anliggender, dvs. ejerforeningens fælles drift af ejendommens vedligeholdelse, da medlemmerne i ejerforeningen selv ejer ejerlejlighederne i ejendommen.

Det betyder overordnet at der skal ske overholdelse af god skik og orden, betaling af fælles udgifter, herunder tegning af sædvanlige forsikringer så som brandforsikring, kombineret grundejerforsikring, som i andelsboligforeninger er det en god ide at tegne bestyrelsesansvarsforsikring. En fælles ejendom kræver renholdelse, vedligeholdelse og fornyelser efter ejendommens tilstand.

Budget ejerforening

I en ejerforening skal bestyrelsen sørger for, at der udarbejdes et årligt budget til brug for godkendelse på generalforsamlingen. Dette budget skal sikre at der på medlemmernes vegne opkræves nøjagtig opkrævende til dækning af ejerforeningens fælles udgifter. Det kræver at bestyrelsen i ejerforeningen udarbejder vedligeholdelsesplaner til brug for budgetteringen. I lig med andre større beboelsesejendomme har en ejerforening de samme faste udgifter på ejendommen, det har den betydning at de faste udgifter er kendte og nemme at budgettere.

Renholdelse, administration, ejendomsskatter, forsikring er nogenlunde konstante, hvorimod den løbende og langsigtet vedligeholdelse kan være variable henset til at en vedligeholdelsesplan ikke altid falder ud som planlagt. Hertil har bestyrelsen og generalforsamlingen det redskab, der kan gøres vedligeholdelsen forholdsmæssig konstant, at der kan laves henlæggelser til reserver svarende til de muligheder der også anvendes i andelsboligforeninger.

Regnskab ejerforening

Bestyrelsen i ejerforeningen skal føre forsvarligt regnskab over de på fællesskabets vegne afholdte udgifter og oppebårne indtægter, herunder de ejerne afkrævede bidrag til fælles udgifter. Det kræver at bidragene opkræves løbende og passende, og ligeledes har nogle forretningsgange der sikrer betaling af regninger. Disse oplysninger skal løbende bogføres så der kan sker tilfredsstillende regnskabsforelæggelse og rapportering til bestyrelsen.

Den vigtigste opgave for bestyrelsen er at der for ejendommens fælles udgifter, herunder udgifter vedrørende grunden, vej- og kloakbidrag, forsikringspræmier, administration, vedligeholdelse af fælles bestanddele og tilbehør m.v., udredes indbyrdes af de enkelte ejere/medlemmer efter det foreliggende fordelingstal, medmindre der om en udgiftspost gyldigt er truffet beslutning om fordeling på anden måde.

Selvadministrerende ejerforening

Bestyrelsen i en ejerforening kan bestemme om de skal være selvadministrerende eller vælge en administrator. Vælger bestyrelsen i en ejerforening ikke en administrator, skal der vælges en kasserer som minimum. Det hele afhænger af størrelsen på ejerforeningen, men ofte vil administration være for tidskrævende og kompleks, hvorfor det nærliggende valg er tilkøb af en professionel administrator. Uanset valg om administrator eller selvadministrerende skal bestyrelsen skal løbende sikre at medlemmerne modtager orientering om ejerforeningens forhold, når der er behov for det, i form af beboermøder eller andet tilsvarende oplysningsmedie, samt sikrer der tages protokol fremsendelse og deling hos medlemmerne i ejerforeningen.

Er ejerforeningen lille taler det for at medlemmerne og bestyrelsen løfter i folk og driver ejendomsadministrationen selv og evt. også ejendomsservicen, dog anbefales det at bygningsdriften varetages af professionelle håndværker og andre rådgivere. Udfordringen ved selvadministration kan være fejl i regnskabet og ligeledes hvad der skal oplyses på den ordinære generalforsamling ved godkendelse af regnskabet, det er udfordringerne en ekstern administrator kan løse anderledes. Der findes stadige mange små selvadministrerende ejerforeninger hvor deres revisor kan hjælpe dem igennem med bogføring og regnskabsaflæggelsen, og med støtte fra normalvedtægten og en god forretningsorden vil en bestyrelse komme langt.

Der er faldgruber i lovgivningen og varetagelse af en ejerforenings drift, her giver det udfordringer og komplekse forhold vil bestyrelsen sjældent kunne komme i mål alene og vil skulle tilkøbe rådgiver bistand f.eks. hos en advokat, hvoraf udgiften muligvis alligevel ender på det samme, som hvis der var valgt ejendomsadministrator.

Valg af professionel ejendomsadministrator

Vælger bestyrelsen en professionel administrator indgås der en aftale om arbejdsfordeling mellem bestyrelsen og ejendomsadministratoren og dennes bogholder. Valget sker på en generalforsamling og det fremgår af normalvedtægten hvordan en professionel ejendomsadministrator vælges. Da en professionel ejendomsadministrators kerneydelser er opkrævning af boligafgift, kontrol af indbetalingerne, bogføring af indbetalinger, lave rykkerkørsler overfor de medlemmer der er i restance, samt at betale udgifter og bogfører disse.

Det er en tung arbejdsbyrde og kræver it-programmer til styring af disse ind- og udbetalinger, derfor kan et excel ark sjældent løse disse opgaver. Udlejer ejerforeningen kælderrum eller andre lokaler i ejendommen til ikke medlemmer af ejerforeningen skal der laves lejekontrakt herunder lejereguleringer, forbrugsregnskaber for hele ejendommen, så kan de daglige administrative opgaver vokse over hovedet på bestyrelsen, der tillige med skal have alle de andre opgave at varetage omkring bygningsdrift, dialog med offentlige myndigheder, håndværker, indgåelse af kontrakter i forsikring, bank, trappevask, gartner, snerydning osv. er penge ofte godt givet ud til en professionel ejendomsadministrator.

Bestyrelsens administration af ejerforening

Foreninger drives på tværs af alle foreningstyper på ildsjæle og frivillig arbejdskraft, og det kan som ofte strække langt i forbindelse med at drive en forening. Gældende for ejerforeninger er, at det kan være omfattende arbejde og ofte har en valgt bestyrelse ikke har den tilstrækkelige viden og tid til at varetage ejerforeningens drift og administration.

Administrationen i ejerforeningen starter hos bestyrelsen, alle væsentlig tiltag vedrørende bygningsdrifts, økonomi, finansiering af fællesanlægsarbejde, ændring til vedtægter, godkendelse af regnskab, fællesbidrag, valg af revisor og administrator og bestyrelse sker selvfølgelig på generalforsamlingen. Den daglige ledelse og drift i en ejerforening sker hos bestyrelsen. Her skal der ske en klar opgavefordeling mellem bestyrelsesmedlemmerne efter interesse og kompetencer.

Bestyrelsen har ansvaret for at alle praktiske opgaver i ejerforeningen, alternativt skal administrationen outsources. Opgaverne bestyrelsen har af ledelsesmæssig karakter og der er af strategisk betydning for en ejerforening, det kan være, frasalg af loftsrum, eksklusion af et medlem, optagelse eller omlægning af fælleslån, udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner for ejendommen.

Bygningsdriften for bestyrelsen kræver storset altid rådgiver bistand, f.eks. en rådgivende ingeniør vil udarbejde en vedligeholdelsesplan som bestyrelsen kan anvende til budgetplanlægning og finansiering. En advokat ville skulle bestå til gennemgang af entreprisekontrakter ved større anlægsarbejde på en ejerforenings ejendom. Ligeledes vil administrator kunne assistere med udarbejdelse af likviditetsbudgetter og have dialogen med bank og kreditinstitut for gennemførsel af finansiering til større anlægsprojekter.

Alt dette analyse arbejde og projektering ligger før igangsættelse af et større anlægsprojekt for en ejerforening. Det vil derfor både før og efterfølgende kræve byggestyring af projektet på ejendommen, her er det nærliggende at bruge administrator der kan tilbyde den ydelse.

Bestyrelsens opgaver i ejerforening

Styringen af ejerforeningens drift skal varetages af bestyrelsen bør holdes til ledelsesmæssige og strategiske beslutninger om udviklingen af ejerforeningen og hvor ansvaret og ejerskabet for diverse arbejdsopgaver er placeret. Bestyrelsen skal træffe valg om de vil varetager den daglige drift eller om dette skal varetages af en ekstern administrator.

Opgaver som en bestyrelse som ofte kan have vanskeligheder ved at sende ud i byen er opgaver som giver mening at disse bliver udført af en person af medlemmer af ejerforening eller f.eks. have en vicevært ansat såfremt størrelsen af ejerforening tale for, hvis ikke bør der tilkøbes en ordning med en ejendomsadministrator der leverer ejendomsservice. Nogle af disse opgaver er listet her:

• Referatskrivning
• Orientering af bebor
• Beboermøde og organisering af dette
• Regningsgodkendelse

Opgaver der nemt kan overdrages til ejendomsadministrator er f.eks. følgende:

• Betaling af alle udgifter
• Opkrævning af fællesbidrag, udsendelse af rykkerskrivelser
• Bogføring af indtægter og udgifter, samt løbende regnskabsrapportering til bestyrelsen
• Udarbejdelse og fremsendelse af varme- og/eller vandregnskaber
• Udbetaling af løn til eventuelle ansatte
• Indberetning til SKAT, ATP og andre pligtige indberetninger
• Opkrævning og tilbagebetaling i forbindelse med vand-, varmeregnskab
• Forsikringssager, herunder anmeldelse af skader
• Besvarelse af henvendelser fra medlemmer, ejendomsmæglere

Valget om selvadministration eller en professionel administrator i en ejerforening skal opvejes mellem at skulle ligge timerne på administrativt arbejde og for eksempel frivilligt arbejde med renholdelse/snerydning, kontra at betale sig fra det. Det er medlemmernes individuelle præference, samt hvorledes deres privatøkonomi hænger sammen, dog må man generelt kunne konkludere at store ejerforeninger sjældent vil have nogen stor økonomisk byrde pr. medlemmer, og her vil det alt andet lige altid give mening at anvende en professionel administrator.