Generelle forhold i andelsboligforeningen

En andelsboligforening er en juridisk person og skal ledes af et ledelsesorgan der er nedsat og valgt til foreningens formål, hermed at skulle varetage driften af en ejendom i fællesskab hvori medlemmerne har en brugsret til en eller flere af ejendommens enheder. Til at løse dette har en andelsboligforening en bestyrelse der varetager driften af foreningen, og bestyrelsens ansvar og pligten reguleres med udgangspunkt i andelsboligforeningens vedtægter der netop regulerer alle foreningen og dennes medlemmers rettigheder og forpligtelser. Hertil kan bestyrelsen have en forretningsorden der overordnet danner rammer for hvordan bestyrelsen skal udfører deres hverv som bestyrelsesmedlem.

Forretningsorden i andelsboligforeninger

Bestyrelsen kan fastsætte en forretningsorden der detaljerede skal indeholde regler for bestyrelsen løbende arbejde. En forretningsorden vil ofte have regler for hvordan andelsboligforeningsbestyrelse skal organiserer arbejdet i bestyrelsen, hvordan bestyrelsesmøderne skal afvikles og forhold for hvordan der indkaldelse og hvilken dagsorden der skal drøftes på disse møder. Bestyrelsesmøderne indeholder vigtige informationer i form af en bred drøftelse af andelsboligsforeningsdrift, derfor skal der ligeledes gælder regler for føring af protokoller da det skaber sikkerhed i foreningen om bestyrelsen drøftelser og beslutninger.

Bestyrelsens kompetencer til bestyrelsesmøder i andelsboligforeninger

Personer der kan vælges ind som bestyrelsesmedlemmer eller suppleanter vælges af andelshavere, disses ægtefæller samt myndige husstandsmedlemmer. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant kan kun vælges én person fra hver husstand og kun en person, der bebor andelsboligen.

Det vil sige at det er medlemmer fra foreningen der arbejder i andelsboligforeningens fælles interesse, men hvor går grænsen for hvad bestyrelsen kan beslutte. Bestyrelsens kompetencer omfatter alle dispositioner og beslutninger der vedrør den daglige drift og administration, men sammen med eventuelle udvalg i foreningen kan der arbejdes på opgaver der f.eks. der har været på dagsorden men ej vedtaget gennemført, det kunne f.eks. være analyse af større anlægsarbejde eller omlægning af lån. Generelt vil man kunne sige, at alt arbejde i forbindelse med forbedringer eller forandringer på andelsboligforeningens ejendom der ligger udenfor generalforsamlingens godkendte budget vil være udenfor bestyrelsens kompetencer område og vil kræve godkendelse for en samlet generalforsamling.

Beslutninger truffet af bestyrelsen i andelsboligforeninger

Når der skal træffes beslutninger om forhold på dagsorden til et bestyrelsesmøde, her løses det ved at forholdet bringes op på dagsorden som et spørgsmål og herefter stemmer de fremmødte bestyrelsesmedlemmer. Når der skal stemmes om spørgsmål og bestyrelsen i denne forbindelse skal være beslutningsdygtig så skal mere end halvdelen være fremmødt ellers har bestyrelsen ingen beslutningskompetence. Er den fremmødte bestyrelse beslutningsdygtig, så kan spørgsmålet afgøres ved et simpelt flertal.

Andelsboligforeningens bemyndigelse

En forening og herunder andelsboligforeningen har i vedtægterne beskrevet deres formål og tegningsregler, det betyder at indgås der bindende aftaler med en tredjepart så man som bestyrelse medlem sikrer at man indgår bindende aftaler indenfor sit kompetenceområde. Det der falder ind under det er inden for området af foreningens sædvanlige drift og administration, herunder gennemførsel af generalforsamlingens beslutninger, det er bestyrelsen kompetence.

Tegningsregler for andelsboligforeningen

Som hovedregel tegnes andelsboligforeningen af formanden og to andre bestyrelsesmedlemmer i forening, når det overholdes kan der indgås bindende aftaler, og kan det altid være en fordel at såfremt andelsboligforeningen indgår en aftale med en håndværker om et større renoveringsprojekt, der i næsten alle tilfælde vil være et generalforsamlings anliggende, dvs. udenfor bestyrelsens normale kompetenceområde, så skal der overfor håndværkeren fremvises et generalforsamlingsprotokollat der viser, at der er vedtaget et større anlægsarbejder.

Bestyrelsens ansvar andelsboligforeninger

Bestyrelsen i en andelsboligforening er underlaget de samme ansvarsnormer, hvilket betyder at de frivillige personer der har købt et andelsbevis med retten til at bebo en enhed har valgt at tage del i det store arbejde i at drive en andelsboligforening kan holdes til ansvar for beslutninger eller mangel på samme bestyrelsen har gennemført.

Det sker i de tilfælde hvor en bestyrelse handler uagtsomt og der er en skadelidte der f.eks. lider et økonomisk tab. Det kunne f.eks. gælde andelsboligforeningens udvendige vedligeholdelsespligt, her har bestyrelsen kompetence og handlepligt til at foranstalte udbedring af skader på ejendommen, når udbedreingen vil udgør et beskedent beløb skal det ikke forbi generalforsamlingen. Er beløbet for et vedligehold for stort at det ikke kan indeholdes for indeværende budgetperiode, må bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling, for at kunne fraskrive sig erstatningsansvar for manglende handlepligt.

Hvis forholdet omkring udbedring af en skade på ejendommen ikke vedtages på ejendommen, og der f.eks. vil være til skade for et eller få medlemmer vil disse kunne rettet krav mod andelsboligforeningen som helhed og selv foranledige en truende skade på ejendommen, og hermed holder andelsboligforeningen erstatningsansvarlig for manglende overholdelse af vedligeholdelsespligten, og bede om refundering af udlægget forbundet med at afværge den truende skade.

Andelsboligforsikringer

Når der påhviler bestyrelsesmedlemmer et ansvar, så er der den mulighed at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring og den dækker det ansvar det enkelte bestyrelsesmedlem der i dennes virke kan blive ramt af erstatningsretlige forhold, der ellers ville have store økonomiske konsekvenser for den enkelte, og vil i sidste ende også afskrække frivillige til at indtræde i bestyrelser, når det er så stor risiko.

Særligt det kompliceret forhold omkring overdragelse af andele efter maksimalprisens regler, herunder underliggende regnskab med opgørelse af andelskronens værdi og tilligemed forholdene i bekendtgørelse om oplysningspligt ved salg af andelsboliger m.v. samt om bestyrelsens pligt til at fremlægge skema over centrale nøgleoplysninger. Her kan ske fejl flere steder og derfor skal der være en forsikring udover at det anbefales at en ejendomsadministrator varetager overdragelsen i sammenarbejde med mægler og købers involveret køberrådgiver.

Fordelen ved at vælge en ejendomsadministrator er, at denne er forsikret og indestår for fejl og mangler i forbindelse med de ydelser ejendomsadministratoren leverer til andelsboligforeningen. Er andelsboligforeningen for eksempel selvadministrerende andelsboligforening så bør denne tegne en underslæbsforsikring, der skal dække imod tab ved besvigelse og underslæb fra et bestyrelsesmedlem, herunder for eksempel kassereren.

Hvis en underslæbsforsikringen skal kunne anvendes, vil det selvfølgelig forudsætte funktionsadskillelse og at der er styr på tegningsregler i banken og bestyrelsens interne godkendelses flow for betaling af regninger.

Er der ansatte i andelsboligforeningen, for eksempel en vicevært uanset og det er lønnet eller ej, så skal der også tegnes en arbejdsskadeforsikring, det gælder også i de tilfælde hvor en bestyrelse rekvirere arbejdskraft hos et medlem, hvoraf denne opgave ligger udenfor normal beboer arbejde. Det kan for eksempel være forskelligt udvalgsarbejde, hvor der i dette udvalg er beboer med håndværksmæssige kompetencer til at etablerer eller renoverer noget for foreningen, der oprindeligt var tiltænkt at en professionel skulle have udført dette arbejde, i disse tilfælde vil dette arbejde være omfattet af kravet om tegning af en arbejdsskadeforsikring.

Ejendommen skal forsikres, det er i dag uundgåeligt at ejendomme ikke er forsikret når der er udstedt pant. Det er alt andet lige også i andelshavernes interesse, når en ejendom udgør for eksempel 90-95% af andelsboligforeningens formue, at få ejendommen forsikret mod brand, storm, insekter, svamp osv.. En andelsboligforening vil modtage en samlet præmie til betaling fra forsikringsselskabet, der formentlig vil indeholde brandforsikring og en hus-/grundforsikring. Hertil vil det også være en fordel at tegne en husansvarsforsikring, da andelsboligforeningen ejer ejendommen og dermed bærer ansvaret for, om bygningen på nogen måde forvolder skade på medlemmerne eller deres indbo.

Det kunne for eksempel opstå en situation hvor ejendommen ikke har været tilstrækkeligt og forsvarligt vedligeholdt, hvilket uheldigvis medfører at ejendommen laver skade på et eller flere medlemmer eller deres ting, hertil kan der opstår et stort erstatningskrav hvorfor det for bestyrelsen vil være uansvarligt ikke at tegne en husansvarsforsikring til dækning af disse sistuationer.