Ejendomsadministration af andelsboligforening

Andelsboligforeninger er omfattet af massiv lovgivning og der ligger mange opgaver for andelsboligsforeningens bestyrelse skal som minimum sikrer at der f.eks. sker tilfredsstillende bogføring og regnskabsforelæggelse. Bestyrelsen skal løbende modtage oplysninger om finansielle forhold fra enten deres administrator eller kasserer, og om administratoren udfører sit hverv behørigt, en andelsboligforening kan dog også være selvadministrerende.

Bestyrelsen skal løbende sikre at andelshaverne modtager orientering om foreningens forhold, når der er behov, i form af beboermøder og sikrer der tages protokol fremsendelse og deling intern mellem andelshaverne. Det er gældende for alle større beboelsesejendomme, at disse kræver løbende vedligeholdelse og heraf kræves det ved lov at andelsboligforeningens ejendom vedligeholdes forsvarligt i overensstemmelse med budgetter og generalforsamlings beslutninger.

Bestyrelsen skal ligeledes løbende vurdere likviditet, udvikling i egenkapital og andelspriser, med henblik på at foreningen har det nødvendige kapitalgrundlag.

Foreninger drives på tværs af alle foreningstyper på ildsjæle og frivillig arbejdskraft, og det kan som ofte strække langt i forbindelse med at drive en forening. Gældende for andelsboliger er, at det omfattende og komplekse lovgrundlag ofte gør at en valgt bestyrelse ikke har den tilstrækkelige viden og tid til at varetage andelsboligforeningens drift og administration.

Bestyrelsens administration af andelsboligforening

Andelsboligforeningens administration starter hos bestyrelsen, alle væsentlig tiltag omkring beboer, bygningsdrifts, økonomi, finansiering, ændring til vedtægter, godkendelse af regnskab, boligafgift, valg af revisor og administrator og bestyrelse sker selvfølgelig på generalforsamlingen. Den daglige ledelse og drift af andelsboligforeningen sker hos bestyrelsen. Her skal der ske en klar opgavefordeling mellem bestyrelsesmedlemmerne efter interesse og kompetencer.

Bestyrelsen har ansvaret for at alle praktiske opgaver for andelsboligforeningen for ejerskab hos et medlem i bestyrelsen eller en beboer, alternativt skal administrationen outsources.

Bestyrelsens opgaver i andelsboligforening

Opgaverne bestyrelsen har af ledelsesmæssig karakter og der er af strategisk betydning for en andelsboligforening kan være håndtering af lejere, frasalg af enhed, eksklusion, overdragelse af andele, optagelse eller omlægning af lån, udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner for ejendommen.

Bygningsdriften for bestyrelsen kræver storset altid rådgiver bistand, f.eks. en rådgivende ingeniør vil udarbejde en vedligeholdelsesplan som bestyrelsen kan anvende til budgetplanlægning og finansiering. En advokat ville skulle bestå til gennemgang af entreprisekontrakter ved større anlægsarbejde på en andelsboligforenings ejendom. Ligeledes vil en revisor skal vurderer fremtidige likviditetsbudgetter og assisterer andelsboligforeningen i dialogen med bank og kreditinstitut for gennemførsel af finansiering til større anlægsprojekter.

Alt dette analyse arbejde og projektering ligger før igangsættelse af et anlægsprojekt og vil derfor efterfølgende kræve byggestyring af projektet på ejendommen, her er det nærliggende at bruge administrator der kan tilbyde den ydelse.

Opgave fordeling i andelsboligforening

Styringen af andelsboligsforeningens drift skal varetages af bestyrelsen bør holdes til ledelsesmæssige og strategiske beslutninger om vejen for andelsboligforeningen og hvor ansvaret og ejerskabet for diverse arbejdsopgaver er placeret. Her skal bestyrelse træffe et valg om de vil varetager den daglige drift eller om dette skal varetages af en ekstern administrator. Opgaver som en bestyrelse som ofte kan have vanskeligheder ved at sende ud i byen er opgaver som giver mening at disse bliver udført af en person der er bosiddende i ejendommen eller f.eks. en ansat vicevært, hvis ikke en sådan ordning er lavet med en ejendomsadministrator der har ejendomsservice.

Nogle af disse opgaver er listet her:

• Referatskrivning
• Udlevering af nøgler
• Orientering af bebor
• Udvalgsmøde og organisering af dette
• Opsætning og udlevering af dørskilte
• Regningsgodkendelse

Opgaver der nemt kan overdrages til ejendomsadministrator er f.eks. følgende:

• Salg af boliger og overdragelse af andele
• Betaling af alle udgifter
• Opkrævning af boligafgift, udsendelse af rykkerskrivelser, samt ophævelse og gennemførelse af fogedsager
• Bogføring af indtægter og udgifter, samt løbende regnskabsrapportering til bestyrelsen
• Opkrævning og tilbagebetaling i forbindelse med vand-, varmeregnskab
• Forsikringssager, herunder anmeldelse af skader

Selvadministrerende andelsboligforening

Er andelsboligforening lille taler det for at beboerne og bestyrelsen løfter i folk og driver ejendomsadministrationen selv og evt. også ejendomsservicen, dog anbefales det at bygningsdriften varetages af professionelle håndværker og andre rådgivere. Udfordringen ved selvadministration kan være fejl i regnskabet, udfordringerne ved konflikter da en ekstern administrator kan løse disse problemstillinger anderledes.

Der opstår ofte ligeledes problemer for en selvadministrerende andelsboligforening når der skal overdrages andele og dertilhørende nøgletalsoplysninger, der ligeledes også oplyses på den ordinære generalforsamling ved godkendelse af regnskabet. Der findes stadige mange små selvadministrerende andelsboligforeninger hvor deres revisor kan hjælpe dem igennem med bogføring og regnskabsaflæggelsen, og med støtte fra normalvedtægten og en god forretningsorden vil en bestyrelse komme langt. Der er mange faldgruber i lovgivningen og såfremt andelsboligforening har udfordringer eller komplekse forhold vil bestyrelsen sjældent kunne komme i mål alene og vil skulle tilkøbe rådgiver bistand f.eks. hos en advokat, hvoraf udgiften muligvis alligevel ender på det samme, som hvis der var valgt ejendomsadministrator.

Professionel administrationen andelsboligforening

Vælger bestyrelsen en professionel administrator indgås der en aftale om arbejdsfordeling mellem bestyrelsen og ejendomsadministratoren og dennes bogholder. Valget sker på en generalforsamling og det fremgår af normalvedtægten eller andelsboligforenings modificeret vedtægter hvordan en professionel ejendomsadministrator vælges.

Vælges der ikke en professionel ejendomsadministrator på en generalforsamling så skal bestyrelsen varetage hele administrationen. Da en professionel ejendomsadministrators kerneydelser er opkrævning af boligafgift, kontrol af indbetalingerne, bogføring af indbetalinger, lave rykkerkørsler overfor de medlemmer der er i restance, samt at betale udgifter og bogfører disse. Det er en tung arbejdsbyrde og kræver it-programmer til styring af disse ind- og udbetalinger, derfor kan et excel ark sjældent løse disse opgaver.

Når der oveni er andelsboligforeninger der driver erhvervsmæssige virksomhed med udlejning, skal der laves lejekontrakt herunder lejereguleringer, forbrugsregnskaber for hele ejendommen, så kan de daglige administrative opgaver vokse over hovedet på bestyrelsen, der tillige med skal have alle de andre opgave at varetage omkring bygningsdrift, dialog med offentlige myndigheder, håndværker, indgåelse af kontrakter i forsikring, bank, trappevask, gartner, snerydning osv. er penge ofte godt givet ud til en professionel ejendomsadministrator.

Det forudsætter at de i små andelsboligforening er villighed til at investere i at kvalitetssikre arbejdet i andelsboligforeningen og samtidige opnår en frihed til at kunne øge arbejdsindsatsen på de fælles arbejdsweekender i gårdmiljøet, kælder mm., fremfor at skulle ligge timerne på administrativt arbejde og herved i stedet sparer på udgiften til ejendomsservice.